Privacy Policy at AFC Urgent Care of Powell, TN

This notice describes how medical information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

Athena Care, Inc is required by law to maintain the privacy of your Protected Health Information (PHI). This Notice describes how we will treat your PHI and how we may use and disclose your PHI to carry out treatment, payment or health care operations and for other purposes that are permitted or required by law. We may share your health information for treatment, payment and health operations as described in this Notice. This Notice also describes your rights to access and control your PHI. PHI is information about you, including demographic information, that may identify you and that relates to your past, present or future physical or mental health or condition and related health care services.

Uses and Disclosures of Protected Health Information: Your PHI may be used and disclosed by the physician, our office staff and others outside of our offices that are involved in your care and treatment for the purpose of providing health care services to you, to pay your health care bills, to support the operation of the business, and any other use required by law. We may disclose PHI to family members, close friends or others concerned with your care and treatment.

Treatment: We will use and disclose your PHI to provide, coordinate, or manage your health care and any related services. This includes the coordination or management of your health care with a third party. For example, your PHI may be provided to a physician to whom you have been referred or are receiving treatment from to ensure that the physician has the necessary information to diagnose or treat you.

Payment: Your PHI will be used to obtain payment for your health care services. For example, we may provide PHI to your insurance company to obtain authorization and payment for services rendered. We may contact the Guarantor for your visit in order to obtain payment.

Healthcare Operations: We may use or disclose your PHI in order to support our business activities. These activities include, but are not limited to business associates, quality assessment activities, internal investigations, performance reviews, and training employees. In addition, we will use a sign-in sheet at the registration desk where you will be asked to provide your name and insurance company. We may also call you by name in the waiting room when the physician is ready to see you. We may use or disclose your PHI to contact you to remind you of an appointment, to notify you of test results, to inform you of health-related services that may be of interest to you, and to check on your treatment, progress, and satisfaction with our services.

We may use or disclose your PHI in the following situations without your authorization: As required by Law, for Public Health issues, Communicable Diseases, Health Oversight, Abuse or Neglect, Food and Drug Administration requirements, Legal proceedings, Law Enforcement, Coroners, Funeral Directors, Organ Donation, Preliminary Research Identification, Research with an IRB waiver, Criminal Activity, Military Activity, to avert a serious and imminent threat to a person or the public, National Security, to comply with Worker’s Compensation laws, Inmates, Disaster Relief and other Required Uses and Disclosures. Under the law, we must make disclosures to you and when required by the Secretary of the Department of Health and Human Services.

Other permitted and required uses and disclosures, such as for marketing or sale of your PHI to third parties, will be made only with your authorization. Once given, you may withdraw authorization at any time in writing delivered to the address given below.

You have the right to inspect and copy your protected health information. Under federal law, you may not inspect or copy psychotherapy notes, information compiled in anticipation of, or use in, a legal proceeding, and PHI that is otherwise prohibited.

You have the right to request a restriction of your protected health information. This means you may ask us not to use or disclose any part of your PHI for the purposes of treatment, payment or health care operations. Your request must be in writing, delivered to the address given below, and state the specific restriction requested and to whom you want the restriction to apply. If you have paid for your services in full and ask us not to disclose your visit to your insurance company, we will honor that request. We are not required to agree to any other restriction that you may request and if we believe it is in your best interest to permit use and disclosure of your PHI, it will not be restricted. You then have the right to use another healthcare professional.

You have the right to receive confidential communications from us by alternative means or at an alternative location by notifying us in writing, delivered to the address given below.

You have the right to obtain a paper copy of this notice from us, upon request to (865) 250-0135

You may have the right to ask us to amend your protected health information. If we deny your written request for amendment, you have the right to deliver a statement of disagreement with us at the address given below and we may prepare a rebuttal to your statement and will provide you with a copy of any such rebuttal.

You have the right to receive an accounting of certain disclosures we have made, if any, of your protected health information. Your request must be in writing, delivered to the address given below. We are required to notify you if your unsecured PHI is involved in a reportable breach.

You may complain to us or to the Secretary of Health and Human Services if you believe your privacy rights have been violated. Or, you may file a complaint with us by mail or by contacting Privacy Officer i.e. our Privacy Officer at the following address or phone number: 233 W Emory Rd., Suite 111, Powell, TN 37849 We will not retaliate against you for filing a complaint.

We reserve the right to change the terms of this notice. Any change will apply to all PHI that we maintain. We post our current policy at each location and on our website. All written requests must be delivered to the Clinic Manager or mailed to HIPAA Privacy Officer.

Aviso de Prácticas de Privacidad

Este aviso describe cómo la información médica sobre usted puede ser utilizada y divulgada y cómo puede obtener acceso a esta información. POR FAVOR, LÉALO CUIDADOSAMENTE.
Estamos obligados por las leyes federales y estatales aplicables a mantener la privacidad de su información de salud. También estamos obligados a darle este Aviso sobre nuestras prácticas de privacidad, obligaciones legales y sus derechos con respecto a su información de salud (“Información de Salud Protegida” o “PHI”). Debemos seguir las prácticas de privacidad descritas en este Aviso (que pueden ser modificadas ocasionalmente). Para obtener más información sobre nuestras prácticas de privacidad, o para copias adicionales de este Aviso, por favor contáctenos utilizando la información proporcionada al final de este Aviso.

I. USOS Y DIVULGACIONES DE INFORMACIÓN DE SALUD PROTEGIDA:

A. Su PHI puede ser utilizada y divulgada por el médico, nuestro personal de oficina y otros fuera de nuestras oficinas que estén involucrados en su cuidado y tratamiento con el propósito de proporcionarle servicios de atención médica, pagar sus facturas de atención médica, apoyar la operación del negocio, y cualquier otro uso requerido por la ley. Podemos usar y divulgar PHI sin su autorización escrita para ciertos propósitos como se describe a continuación. Los ejemplos proporcionados en cada categoría no pretenden ser exhaustivos, sino describir los tipos de usos y divulgaciones permitidos por la ley federal y estatal.

1. 1. 1. Tratamiento: Podemos usar y divulgar PHI para proporcionarle tratamiento. Por ejemplo, podemos usar PHI, incluido su historial de medicamentos, para diagnosticar, tratar y brindarle servicios médicos. Además, podemos divulgar PHI a otros proveedores de atención médica involucrados en su tratamiento.
      2. Pago: Según la ley federal, podemos usar o divulgar PHI para que los servicios que recibe sean facturados y pagados correctamente por su plan de salud. Por ejemplo, podemos divulgar PHI para permitir que su plan de salud tome ciertas acciones antes de aprobar o pagar los servicios de tratamiento. Según la ley del estado de Washington, la divulgación de PHI a planes de salud requiere una autorización proporcionada por usted a nosotros o a su plan de salud. Podemos contactar al Garante de su visita para obtener el pago.
      3. Operaciones de Atención Médica: Podemos usar o divulgar su PHI para apoyar nuestras actividades comerciales. Estas actividades incluyen, entre otras, asociaciones comerciales, actividades de evaluación de calidad, investigaciones internas, revisiones de desempeño y capacitación de empleados. Además, utilizaremos una hoja de registro en la recepción donde se le pedirá que proporcione su nombre y fecha de nacimiento. También podemos llamarle por su nombre en la sala de espera cuando el médico esté listo para atenderle. Podemos usar o divulgar su PHI para contactarle y recordarle una cita, notificarle sobre resultados de pruebas, informarle sobre servicios relacionados con la salud que puedan interesarle, y verificar su tratamiento, progreso y satisfacción con nuestros servicios.
      4. Requerido o permitido por la ley: Según lo requiera la ley, asuntos de salud pública según lo requiera la ley, enfermedades transmisibles, supervisión de la salud, abuso o negligencia, requisitos de la Administración de Alimentos y Medicamentos, procedimientos legales, aplicación de la ley, forenses, directores de funerarias, donación de órganos, investigación, actividad criminal, actividad militar, seguridad nacional, compensación laboral, reclusos y otros usos y divulgaciones requeridos. Según la ley, debemos hacer divulgaciones a usted y cuando lo requiera el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos.

B. Usos y divulgaciones permisibles que pueden hacerse sin su autorización, pero para los que tiene la oportunidad de oponerse.

1. 1. 1. Familiares y otras personas involucradas en su cuidado: Podemos usar o divulgar información de salud para notificar o ayudar a notificar (incluyendo identificar o localizar) a un familiar, su representante personal u otra persona responsable de su cuidado, sobre su ubicación, condición general o muerte. Si está presente, antes del uso o divulgación de su información de salud, le brindaremos la oportunidad de oponerse a tales usos o divulgaciones. En caso de incapacidad o circunstancias de emergencia, divulgaremos información de salud basada en una determinación utilizando nuestro juicio profesional, divulgando solo la información de salud directamente relevante para la participación de la persona en su atención médica. También utilizaremos nuestro juicio profesional y nuestra experiencia para hacer inferencias razonables de su mejor interés al permitir que una persona recoja recetas médicas, suministros médicos, radiografías u otras formas similares de información de salud.
      2. Esfuerzos de socorro en caso de desastre: Podemos usar o divulgar información de salud protegida a una entidad pública o privada autorizada por ley o su estatuto para ayudar en los esfuerzos de socorro en caso de desastre con el fin de coordinar la notificación a los miembros de la familia de su ubicación, condición general o muerte.
      3. Otros usos y divulgaciones permitidos y requeridos: El uso o divulgación de su PHI para la comercialización o venta de su PHI a terceros se hará solo con su autorización. Una vez dada, puede retirar la autorización en cualquier momento por escrito.

II. SUS DERECHOS INDIVIDUALES

Todas las solicitudes para acceder a sus registros médicos deben hacerse por escrito. Todas las solicitudes serán revisadas y consideradas dentro de los plazos requeridos bajo HIPAA. Bajo circunstancias limitadas, podemos denegar su solicitud. Si esto ocurre, tiene derecho a que la denegación sea revisada.

A. Derecho a inspeccionar y copiar: Usted tiene derecho a inspeccionar y copiar la PHI que mantenemos sobre usted. Si solicita una copia de la información, podemos cobrar una tarifa por los costos de copiado, envío o suministros asociados con su solicitud. Si mantenemos esta información electrónicamente, tiene derecho a recibir una copia de dicha información en formato electrónico. Además, tiene derecho a pedirnos que enviemos una copia de su PHI a otras personas o entidades que usted designe.
B. Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: Usted tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos de salud de cierta manera o en un lugar específico. Por ejemplo, puede pedir que solo lo contactemos en su trabajo o por correo. Tenga en cuenta que si elige recibir comunicaciones de nosotros por correo electrónico u otros medios electrónicos, estos pueden no ser un medio de comunicación seguro y su PHI que puede estar contenida en nuestros correos electrónicos no será encriptada.
C. Acceso al Portal del Paciente: Como parte de nuestro compromiso de proporcionarle acceso a su información de atención médica, ofrecemos un portal seguro en línea para pacientes. A través de este portal, puede registrarse para ver ciertos aspectos de sus registros médicos. Para garantizar su privacidad, el acceso al portal requiere credenciales de inicio de sesión seguras. Le recomendamos que contacte a nuestra oficina para obtener más información sobre cómo registrarse y obtener acceso al portal. Al utilizar el portal, acepta nuestros términos y condiciones relacionados con la protección de su información de salud personal (PHI) de acuerdo con las leyes de privacidad aplicables.
D. Derecho a solicitar restricciones: Puede solicitarnos que no usemos o divulguemos ninguna parte de su PHI para propósitos de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Su solicitud debe ser por escrito y especificar la restricción solicitada y a quién desea que se aplique la restricción. Si ha pagado por sus servicios en su totalidad y nos pide que no divulguemos su visita a su compañía de seguros, cumpliremos con esa solicitud. No estamos obligados a aceptar cualquier otra restricción que usted solicite.
E. Derecho a un informe de divulgaciones: Previa solicitud por escrito, puede obtener un informe de ciertas divulgaciones de PHI realizadas por nosotros en los últimos seis años. Este derecho se aplica a divulgaciones para propósitos distintos al tratamiento, pago u operaciones de atención médica, excluye divulgaciones hechas a usted o divulgaciones autorizadas por usted, y está sujeto a otras restricciones y limitaciones. Estamos obligados por ley a notificarle si su PHI no segura ha sido comprometida.
F. Derecho a solicitar una enmienda: Usted tiene derecho a solicitar que enmendemos su información de salud. Su solicitud debe ser por escrito y debe explicar por qué la información debe ser enmendada. Podemos denegar su solicitud bajo ciertas circunstancias. Si negamos su solicitud escrita de enmienda, tiene derecho a presentar una declaración de desacuerdo con nosotros y podemos preparar una refutación a su declaración y le proporcionaremos una copia de cualquier refutación.
G. Derecho a obtener aviso: Tiene derecho a obtener una copia en papel de este Aviso presentando una solicitud al Oficial de Cumplimiento del centro en cualquier momento.
H. Preguntas y quejas: Si desea obtener más información sobre sus derechos de privacidad, o si le preocupa que hayamos violado sus derechos de privacidad, puede contactar al Oficial de Cumplimiento del centro. También puede presentar una queja por escrito ante el Director, Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. No tomaremos represalias en su contra si presenta una queja ante el Director o nuestra oficina.

III. FECHA DE VIGENCIA Y CAMBIOS A ESTE AVISO

A. Fecha de vigencia: Este Aviso es efectivo a partir del 7 de octubre de 2024.
B. Cambios a este Aviso: Podemos cambiar los términos de este Aviso en cualquier momento. Si cambiamos este Aviso, podemos hacer que los nuevos términos del aviso sean efectivos para toda la PHI que mantenemos, incluida cualquier información creada o recibida antes de emitir el nuevo aviso. Si cambiamos este Aviso, publicaremos el aviso revisado en la sala de espera de nuestra oficina y en nuestro sitio web. También puede obtener cualquier aviso revisado comunicándose con el Oficial de Cumplimiento del centro.